O acompanhamento de obras deve garantir que a execução dos serviços esteja de acordo com as condições e especificações técnicas presentes no escopo, evitando retrabalhos e gastos desnecessários. Para tanto, é preciso administrar todas as atividades que, em geral, são realizadas por diferentes profissionais e empresas. Por isso, é essencial estabelecer rotinas de fiscalização e vistoria, com a finalidade de identificar desvios e providenciar correções rápidas. Quando esse acompanhamento é negligenciado, a construtora fica sujeita à uma série de ameaças, prejuízos e claro: atrasos na entrega.

Como seria uma gestão ideal de obras?

A gestão ideal contempla aspectos preventivos e estratégicos, tais como:

Planejamento financeiro

Uma gestão eficiente deve estar embasada em um planejamento financeiro robusto, que considere custos diretos e indiretos ― com destaque especial para mão de obra, aluguéis de equipamentos e aquisição de materiais. Também é preciso provisionar uma reserva para cobrir eventualidades e imprevistos, sem comprometer o andamento da obra.

Cronograma realista

Um cronograma confiável tem início com o levantamento de todas as tarefas necessárias para viabilizar a execução do projeto. Além disso, obedece a uma ordem lógica para a conclusão das etapas, considerando as interdependências e os encadeamentos de atividades.

Programação de compra

A programação de compra é mais um dos pilares da gestão ideal. Essa programação depende de uma análise detalhada sobre as demandas de cada estágio da construção, de modo a evitar interrupções indesejadas. Logo, é preciso confirmar, antecipadamente, a disponibilidade dos fornecedores.

Monitoramento intensivo

Depois da elaboração do projeto, do planejamento financeiro e do cronograma, cabe aos engenheiros monitorarem a execução dos trabalhos. Uma medida bastante recomendável é implantação de avaliações de produtividade e de qualidade ― principalmente, no que diz respeito ao uso correto de insumos.

Responsabilidades trabalhistas

Outro aspecto importante está relacionado às responsabilidades trabalhistas que cercam os colaboradores da construtora e aos prestadores de serviços. Nesse contexto, é válido reforçar a gestão de equipes em obras e atentar para todas as normas de saúde e segurança do trabalho previstas na legislação.

Sistema de comunicação

Um sistema de comunicação integrado é indispensável para uma gestão competente. Metas, prioridades e pendências devem ser compartilhadas e delegadas, com transparência, de modo a gerar engajamento e comprometimento.

Softwares e tecnologias

Os softwares e as tecnologias trouxeram mais agilidade e dinamismo para a construção civil ― permitindo, assim, a centralização de dados, atualizações imediatas e acessos remotos. Dessa forma, é possível reduzir a incidência de falhas e aumentar a eficiência geral.

Principais erros na gestão de obra

Alguns erros de gestão comprometem a própria obra e impactam nos níveis de satisfação dos clientes e dos investidores. Os mais comuns ainda são:

Desconhecimento dos custos totais

Além dos custos diretos e indiretos, existem os gastos ocultos, mais difíceis de serem detectados e mensurados. Neste bloco, estão a ociosidade de equipes e equipamentos e as paradas forçadas. Também é preciso calcular o percentual do BDI (Budget Difference Income ou Benefício e Despesas Indiretas), que é um elemento orçamentário utilizado para compor o preço de venda ― considerando o risco do empreendimento, tributos, despesas de comercialização e o lucro do empreendedor. Quando todas essas variáveis não são conhecidas, é impossível garantir um resultado positivo ao final da obra.

Planejamento superficial

Um planejamento completo precisa abranger diversas questões operacionais, logísticas, legais e financeiras. Por isso, é essencial detalhar cada item do projeto, incluindo avaliações, KPIs (Key Performance Indicators), controles internos e planos de contingência para as crises e situações de urgência.

Falhas no fluxo de informações

Quando o fluxo de informações não é eficiente, surgem dúvidas e claro, espaço para interpretações equivocadas. Assim sendo, é importante criar canais de comunicação que envolvam equipes, parceiros, fornecedores, prestadores e demais stakeholders. Os softwares e aplicativos para uso corporativo, são ótimas alternativas, pois permitem o contato direto entre os profissionais.

Quais ferramentas podem ajudar a fazer uma gestão de obra eficiente?

Muitas ferramentas tecnológicas podem contribuir para a gestão e para o acompanhamento de obras. Dentre as mais utilizadas, estão:

Check lists

Os check lists fazem parte da rotina dos gestores e dos engenheiros na construção civil e são imprescindíveis para o acompanhamento de obras. É fácil encontrar várias ferramentas que prometem auxiliar na organização de listas de tarefas e que podem ser usadas no notebook ou no celular. Além disso, esses programas ainda enviam lembretes indicando atividades que não foram finalizadas ou que estão atrasadas.

Gerenciamento de projetos

Também é possível encontrar soluções mais elaboradas, destinadas ao gerenciamento de projetos. São bastante úteis para administrar tarefas diárias e para monitorar a evolução dos trabalhos.

Controle de produtividade

Existem, ainda, os aplicativos para controle de produtividade. Com esses apps, é mais fácil alocar recursos, identificar gargalos e encontrar processos que precisam ser otimizados.